На повестке дня – совещание

Для большинства руководителей проводить совещания – обычное дело. Вряд ли кто-­то из них задумывается над тем, из чего оно состоит и как именно реализовать ту или иную его стадию. Однако, если оптимизировать навыки проведения совещаний, этот привычный инструмент поможет значительно повысить эффективность работы вашей команды.

Как показывают исследования, свыше 50% совещаний – это пустая трата времени. Есть и такие данные: сотрудник в среднем посещает 60 собраний в месяц. Если предположить, что каждое из них длится хотя бы полчаса, то 15 часов ежемесячно просто «вылетают в трубу». Причина в том, что зачастую руководители собирают людей по любому поводу, в то время как во многих случаях можно было бы ограничиться более простыми средствами коммуникации. Если у начальника недостаточно времени на тщательную подготовку к совещанию или вопрос не настолько важен, чтобы привлекать к его решению других людей,– лучше отправить служебную записку, электронное письмо или просто позвонить.

Совещание проводят, если руководителю нужна информация, которой обладают его сотрудники, или он нуждается в их совете. Еще один повод посовещаться – необходимость донести до подчиненных какую­то информацию или четко разделить задание между ними. В зависимости от мотивов руководителя собрание может принимать одну из форм: обсуждение доклада, обмен информацией, мозговой штурм или дискуссия.

Искусство проводить совещания заключается не только в том, чтобы знать, что и как говорить по ходу его. Оно также предполагает умение правильно подготовиться к мероприятию.

Прежде всего руководитель должен определить, в чем состоит цель совещания: получить новую информацию, принять решение или услышать интересные идеи. Важно сформулировать в нескольких предложениях и записать ожидания от собрания. Это поможет позже оценить успешность мероприятия. Его цели должны быть изложены не обобщенно – «поговорить на такую­то тему» или «обсудить такие­то вопросы», а с ориентацией на результат – «проинформировать участников о том­то», «составить план решения такой­то задачи» и т.п.

Далее необходимо определить состав участников совещания. Основное правило, которым нужно при этом руководствоваться: никого лишнего, но разные точки зрения обязательны. На совещании должны присутствовать только те люди, которые могут по­влиять на принимаемое решение по обсуждаемой проблеме, будут участвовать в выполнении задачи после выработки плана дей­ствий или те, кому нужно узнать озвучиваемую там информацию.

Руководитель должен заранее продумать, кто из участников совещания будет играть ту или иную роль: лидера (определяет цель и подводит итоги), посредника (следит за процессом обсуждения), секретаря (при необходимости ведет протокол совещания, выделяет основные результаты встречи), эксперта (не является обязательным участником, приглашается при необходимости). Остальные сотрудники принимают участие в дискуссии, предлагая идеи и решения.

Назначать совещание лучше всего на утренние часы – тогда люди более открыты для получения новой информации. Самое плохое время – сразу после обеда или поздно вечером. Оптимальная длительность собрания – от 30 минут до двух часов. Если вы планируете, что оно продлится больше часа, то после каждых 45 минут устраивайте небольшой перерыв.

Руководителю также нужно заранее продумать, какое помещение и оборудование понадобятся для проведения собрания. Размер комнаты, мебель, необходимость в проекторе, доске и т.п. зависят от количества участников, формата и темы совещания, планируемой его продолжительности.

Для того чтобы оно прошло успешно, менеджер должен составить повестку дня и заранее раздать ее участникам. В ней, помимо цели, желаемого результата, даты, места, времени и продолжительности, состава участников и списка намеченных к рассмотрению вопросов, нужно перечислить дей­ствия, которые должны выполнить участники, чтобы подготовиться к встрече. Кроме того, если формат собрания будет отличаться от принятого в компании, необходимо отметить и это. По каждому вопросу, который подлежит обсуждению, нужно указать ответственного и отведенное время.

Для руководителя очень важно выбрать оптимальное количество тем для обсуждения. Необходимо помнить, что «лучше недосолить, чем пересолить» – ведь слишком много вопросов только затянут совещание, но не факт, что сделают его более эффективным. Гораздо полезнее, если участники после окончания разойдутся с ощущением того, что разобрались со всеми проблемами, – а не с ужасающей мыслью: сколько еще пунктов придется рассмотреть в следующий раз!