Делу место и время

Если у вас в голове постоянно крутится сотня дел – вы не сможете работать эффективно. Если половину запланированного на сегодня приходится переносить на завтра – такой план и составлять не стоило. Чтобы нерешенные задачи не мешали вам сосредоточиться на той, которую вы выполняете сейчас, нужно научиться перерегружать их из головы в специальную систему управления своими действиями. Что же это за система и как ее создать?

Каждый день мы сталкиваемся с десятками задач. Одни из них требуют немедленного решения, другие можно отложить, а третьи нужно просто держать в уме, чтобы при случае к ним вернуться. Контролировать такую ситуацию с помощью обыкновенных еженедельников и традиционных списков очень сложно, а то и вовсе невозможно. Дэвид Аллен, автор книги «Как привести дела в порядок», считает, что нужно в корне изменить свой подход к планированию и выстроить систему, которая поможет не только успевать делать все хорошо и вовремя, но и выбрасывать из головы нерешенные проблемы, снижая тем самым уровень рабочего стресса. В чем же состоит его концепция? Сначала нужно определить все те дела (рабочие, домашние, связанные с личностным ростом и т.д.), которые можно отнести к рутинным. Затем рассортировать их, четко сформулировать задачи и определить по каждой желаемый результат и первоочередные действия. Этот процесс состоит из нескольких этапов, в результате выполнения которых создается целостная система управления повседневными делами.

ДЕЛО В ПАПКУ
Итак, с самого начала нужно собрать воедино свои дела (относящиеся абсолютно ко всем сферам вашей жизни – начиная с профессиональной и заканчивая семейной) и обязательно зафиксировать их в письмен­ном виде. Так вы гарантируете самому себе, что не забыли о чем-то важном. Последовательность ваших действий должна быть такой:

• Выделите место, куда будете складывать документы, брошюры и т.д. – все, что является незавершенным делом (условно назовем это место – папка «входящие»). Это может быть лоток для бумаг, папка или просто одна большая стопка. 
•  Начните сбор материалов со своего рабочего стола. Пересмотрите все документы, письма, служебные записки, факсы, визитки, заметки, сделанные на совещаниях, встречах с клиентами и т.д. и сложите в папку «Входящие». Даже если бумаги лежат стопкой не поддавайтесь искушению сказать себе: «Здесь у меня уже все рассортировано». Просто возьмите всю стопку и переложите в папку «входящие». Осмотрите свое рабочее место и подумайте, не хочется ли вам что-либо изменить? Если да, изложите свои желания на отдельных листах и тоже положите в папку «Входящие». 
•  Осмотрите свой кабинет. Обращайте внимание на все, что может быть связано с какими-то незавершенными делами. Загляните в ящики стола, шкафы, на полки. Там наверняка есть книги, которые вы давно собирались прочесть, справочные материалы для работы над каким-то проектом и т.д. Загружайте все это в папку «Входящие». Подумайте, что вам хотелось бы изменить в офисе? Может быть, вы давно собирались реорганизовать систему хранения документов? Или купить еще пару шкафов? Вся ли аппаратура работает, не нужно ли что-нибудь починить? Если да – снова записывайте все на отдельных листочках и отправляйте во «Входящие». 
•  Подобную процедуру проведите дома, если и там у вас есть материалы, относящиеся к работе. 
•  После сбора физических материалов: книг, документов, записей и т.д. приступайте к интегрированию информации о невыполненных делах, которая содержится в вашей оперативной памяти. Фиксируйте все идеи, которые крутятся у вас голове, чего бы они ни касались – от покупки продуктов до заключения важной сделки. Чтобы облегчить эту работу, составьте перечень аспектов (тем) своей реальной деятельности или той, которой вы хотели бы заняться. Например такой, как представлен в таблице 1. Пройдясь по этому перечню, вы наверняка вспомните с десяток, а то и больше нереализованных задумок и нерешенных задач. Каждую запишите на отдельном листочке и поместите в ту же самую папку – «Входящие».